La asamblea anual de Servas tuvo lugar este año en Alcázar de San Juan (Ciudad Real) en Castilla-La Mancha.
Es el primera asamblea realizada de forma presencial tras la pausa por la COVID19. Aunque las anteriores de forma virtual para mantener la organización actualizada a nivel de gestión.
Podemos hacer una valoración muy positiva en cuanto a organización y el desarrollo de la misma. Agradecemos a nuestras compañeras de Castilla-La Mancha su esfuerzo y dedicación, como a quienes han participado en la organización y por supuesto a cuantos asistieron a la Asamblea y a las actividades que se organizaron.
También hubo algunos cambios en la composición de la Junta directiva.
En estos enlaces puedes acceder a diferentes documentos y material audivisual sobre la asamblea-encuentro.
Las conclusiones generales de este encuentro son:
- Nos alegramos mucho de vernos de nuevo en persona. Lo virtual y las videoconferencias tienen su utilidad para muchas actividades pero nos gusta más el contacto presencial.
- La organización de la asamblea desde el jueves en lugar de desde el viernes hasta el domingo fue un acierto. Dos tercios de las personas inscritas ya estaban el jueves y esto ayudó a crear buen ambiente. Así que seguramente repetiremos este esquema.
- La actividad turística de Alcázar de San Juan fue un descubrimiento muy agradable para muchos de nosotros: Don Quijote, los Molinos, la descripción técnica de un molino por dentro, los atardeceres, el chikung matutino, las lagunas y las bandadas de aves a cinco kilómetros de Alcázar, las fiestas, las caravanas, ver los planetas tras la tapia del cementerio (romanticismus máximus ;-D), la amabilidad del restaurante, …
Vamos, que la mayor duración y la calidad de las actividades hizo un pack de resultado muy positivo. - Aunque las personas de la Junta nos perdimos la actividad del sábado por la mañana, pudimos dedicarla entera a terminar de preparar a asamblea anual de la tarde. Ya estaba muy pulida a base de videoconferencias pero vernos presencialmente le da el toque final.
- Desde el punto de vista de la Junta Directiva, la asamblea fue concreta y productiva. Tenéis la presentación que mostramos y comentamos más abajo.
- Estamos simplificando la forma de comunicarnos, haciéndola más eficaz y menos gravosa en tiempo y esfuerzo, a través de Contacto.
- La falta de actividad presencial por la pandemia ha tenido algún efecto positivo, como potenciar las videoconferencias monotema o casi, limitadas en el tiempo y más fáciles para analizar temas o tomar decisiones.
- Llevamos tres años detrás de simplificar la gestión de las cuotas y la base de datos que usamos para guardar las cuentas bancarias. Las mejoras realizadas en SOL y la puesta en marcha de su versión 2 nos permitirá simplificar aún más la custodia y el mantenimiento de nuestro libro de socios y socias.
- Aunque ya hicimos pruebas en 2021 ha sido en 2022 cuando hemos cambiado el sistema de cobro de cuotas, de emisión de recibos bancarios hacia la cuenta de los socios a un sistema basado en una plataforma profesional de pago: suscripción de la cuota anual mediante tarjeta bancaria. Tienes más información en este enlace.
- Este cambio del sistema de cobro de cuotas nos ha dado mucho más trabajo del previsto (dos-cuatro semanas previstos frente a seis meses reales de correos electrónicos y llamadas telefónicas personales) pero hemos conseguido hacer el cambio y de paso descubrir una bolsa bastante grande de personas que seguían siendo socias de Servas pero ya no lo usaban o mostraban interés en la asociación.
- La descripción anterior coincide con un análisis que están haciendo en otros países, por el que parte del porcentaje demasiado alto de no contestación a los correos electrónicos viene de estos socios inactivos. No todo, y estamos buscando otros motivos, pero si buena parte.
- En 2023 iniciaremos otra nueva ronda de comunicación con los socios para actualizar sus perfiles en www.servas.org SOL Servas On Line. Es otra forma de …
- … continuar matizando la base de datos para saber quiénes somos (a nivel nacional e internacional),
- … de mejorar y facilitar el uso y los contactos que hacen los socios y socias de España a través de la página web internacional www.servas.org
- … de conseguir que los perfiles españoles estén lo más completos posible.
- Conclusión. Las mejoras técnicas tanto en España como en Internacional empezarán a provocar cambios a lo largo de 2023, haciendo que nos concentremos más en las relaciones personales y en las actividades nacionales y locales, enfocándonos en aquello por lo que nos apuntamos a esta asociación: crear paz usando el viaje y el alojamiento, a través del diálogo, la escucha y la comprensión.
Ánimo que, en general, vamos por una buena hoja de ruta.
Saludos a todas y todos de parte de toda la Junta Directiva y las personas que colaboran en que Servas España funcione bien.
Enlaces a documentos que usamos
- Presentación que sirvió de guía a la Asamblea Anual 2022 (Enlace)
- Acta de la Asamblea Anual 2022 (Enlace)
- Acta de la Asamblea Extraordinaria 2022 para aprobar el acta anterior (trámite burocrático para acelerar los cambios ante el Registro Nacional de Asociaciones y ante Triodos Bank (cuenta corriente) (Enlace)
- Composición nueva junta (Enlace)
Video entrevista en manchacentrotvcrip (Enlace)
Fotomontaje asamblea y encuentro (enlace)