Videoconferencia Lunes 23 diciembre 2019 20.30-21.30h
Asisten las personas que pueden de la Junta Directiva; para los que no puedan, podrán ver ésta página (con los contenidos a tratar) y montaremos otra videoconferencia para comentarlos en persona (virtual :-D)

SITUACIÓN DE PARTIDA
En Noviembre 2019 hemos abandonado el uso de la antigua web basada en Joomla, a la que se accedía por servas.es, con fondo blanco.
Ésta web contenía una base de datos de Servas España, con datos completos de perfil, que ya no usamos. Ahora el perfil completo está en SOL servas.org
La plataforma Joomla es muy potente pero no sabíamos manejarla bien, por lo que hemos hecho una nueva web en WordPress, fondo negro, más fea por ahora, pero más manejable.

SITUACIÓN A PARTIR DE ENERO 2020

• Tomar la web actual como un borrador en proceso de mejora.
  • Podemos manipularla entre varias personas.
  • Nos ayuda a apoyar los procesos que nos importan.
  • Nos ayuda a estructurar las áreas
  • Nos ayuda a apoyar a las personas. Cada vez que alguien necesita algo, intentamos que quede solucionado para todos.
  • Al tiempo o algo más tarde entraremos en estética o cuestiones prioritarias, pero no tanto.
  • Conclusión: vamos aprendiendo como todos, a base de ensayo y error. Intentamos que los errores no lleven mucho tiempo.
• Toda la información y los enlaces a los documentos necesarios de cualquier tipo están en la web. No acceder a ellos desde Drive u otros sitios porque podríamos usar documentos equivocados o no actualizados. Si son documentos que se usan, estarán enlazados desde la web www.servas.es o www.servasspain.es
• Toda la información que hay en la web es pública, accesible por cualquiera, socio o no socio, excepto el menú Coordinar que es para las personas que colaboran en la organización. Por ahora, no hay usuario y contraseña por persona, sino general para todos: Coordinar y otro que es Soporte Coordinar.
• Hay varias formas de acceder a la información:
  • Lógica. Menús por áreas importantes y autodescriptivas.
  • Etiquetas temáticas: actividades, desarrollo personal, internacional, asambleas, …
  • FAQs Preguntas más frecuentes. El 80% de las consultas son las mismas, luego las contestamos de la misma forma en un sitio a la vista.
  • Buscar. Muchas personas directamente ponen lo que buscan.
  • La actividad o asunto que en ese momento esté en boga, aparecerá la primera del blog como entrada destacada o en Entradas Recientes (arriba a la derecha de la web)
  • Pendiente de realizar. Mapa Web. Estructura en árbol de todas las entradas y páginas del sitio, donde poder ver de un vistazo toda la web.
  • Menú Consultas. Si una persona no encuentra algo, rellena éste formulario y le contestarán en 1-2-3 días.
  • Como último sistema, localizar a la Coordinación o Contact y preguntar, por teléfono, WhatsUp o Correo Electrónico. No queremos potenciar éste sistema para que no invadir el tiempo personal del voluntariado.
  • Call Center de apoyo. Si es necesario y la evolución lo pide, montaremos teléfonos y horarios semanales de apoyo para personas que lo necesiten.
• Aunque la conclusión es que el usuario tiene razón. Si no encuentra lo que busca, tenemos que hacerlo más sencillo.
• Los objetivos básicos de ésta web son:
  • … autoservicio en las gestiones de los socios-as.
  • De esta forma las personas (coordinación y voluntariado) estarán concentradas en lo que queremos como organización (que puede ser también apoyar a los usuarios)
  • y se sentirán apoyadas por la estructura de la organización.

PROCESOS INTERNOS EN LOS QUE INTERVIENEN SOCIOS-AS

• Entrevistas. Luis Avendaño
• Altas. José Manuel-Euskadi
• eLOI y eStamp. Anouk-Paz
• Listas. Dan 2019. ¿2020?

PROCESOS INTERNOS DE LA ORGANIZACIÓN

• Gestión de la Web. Luis Avendaño, José Manuel, Anouk, Jesús.
• Repositorio Listas en Dolphin. José Manuel.
• Cuotas anuales. Teresa, Jesús.
• Libro de Socios. Anouk, Jesús.
• Envío de correos masivos, mediante MailChimp. José Manuel.
• Lista de Contacts. Pendiente de ubicar.
• Organigrama de Servas España
• Organización de actividades
• Calendario en Google Calendar
• …

ACTIVIDADES PREVISTAS

• Asamblea Nacional 2020. Puente del 1 de mayo de 2020, en Andalucía
• Formación internacional en inglés 13-17 marzo 2020 en Valencia

GESTIONES O CONSULTAS importantes PUESTAS EN MARCHA

• Gestoría para facilitar y hacer correctamente la gestión legal y documental de la asociación. Algunas obligaciones tienen repercusiones legales para los cargos directivos.
• Empresa de software para diseñar bien la web, una vez que tenemos claro cómo son nuestros procesos y lo que queremos o necesitamos.
• En Enero 2020 puliremos los procesos de eLOIs y eStamps y en febrero ya funcionarán bien.
• Gestión de cuotas. En enero empezaremos a analizar el libro de socios, las devoluciones del año pasado y cómo cobrarlas éste año.

CONCLUSIÓN

• Estamos concentrando los esfuerzos en crear herramientas que apoyen vuestras necesidades con vuestras zonas.
• Hay veces que la web no está actualizada, pero vamos avanzando.
• Hemos seguido el criterio de «mejor hecho que perfecto»: la web no está terminada, la iremos puliendo y cada vez que tengáis una necesidad, la mejoraremos un poco más.
• Al principio da más trabajo, pero avanzamos más que si hubiéramos esperado a tenerla perfecta: no la habríamos tenido nunca. Los errores son los que nos hacen pensar sobre la situación y afinarla.
• Somos un grupo de personas y buscamos ir empoderando a personas y descentralizando tareas. Por favor, confiar y apoyar al equipo.
• Vuestras consultas, en Consultas. Habrá un tema para organización. O por WhatsUp