Cobro Cuota Anual 2022 con Tarjeta Bancaria

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RESUMEN del cambio de sistema de cobro de la cuota anual
RESPONSABLE DE LA COORDINACIÓN DE ESTA MIGRACIÓN. Jesús – Guadalajara. Mayo 2022
– INCONVENIENTES del proceso actual, basado en domiciliaciones bancarias mediante ficheros Norma 19.
— Doble Base de Datos, española y servas.org. Crea incoherencias en los datos y dudas en los usuarios-as.
— Actualización manual de los datos, con los consiguientes errores de tecleo, correos, retrasos, etc.
— Los niveles más altos de seguridad no son suficientes para datos como la cuenta bancaria IBAN y el email.
— No cumplimos bien La Ley de Protección de Datos, tanto si lo hacemos en Local como en Google Drive.
— Hace falta personas con un alto nivel de competencia técnica bancaria para crear ficheros XML y enviarlos en N19.
— Estos envíos anuales generan mucho trabajo, tiempo y pruebas ensayo-error, todos los años.
— Comisiones elevadas por devoluciones: saldo insuficiente, cuentas canceladas, erróneas, …
— N19 es un sistema diseñado en los años 70-80 con los medios y necesidades de hace 40-50 años y no se ha adaptado al mundo de internet y compras online, a un mundo de automatización y autoservicio.
— Una fuerte ventaja para la persona que recibe la domiciliación bancaria (cliente, socio-socia) es que puede hacer la devolución del mismo en un período amplio sin dar explicaciones. No es tan fácil y rápido en los pagos por tarjetas. Aún así, hay varios factores por los que pedimos «renunciar» a esta facilidad:
—– nos ayuda a que la junta de la asociación, personas voluntarias e implicadas, se concentren en lo que quieren hacer: actividades, paz, relación, viajes, etc, en lugar de consumir nuestro tiempo y talento en tareas «buRRocráticas.» 😀
—– el importe de la cuota no es muy alto, 18 eur en junio 2022. Si alguien quiere salir de la asociación nos importa más la persona y saber por qué Servas España no ha respondido a sus expectativas que los 18 eur. Esto quiere decir que nos comprometemos a realizar la devolución con celeridad, si es necesario.

– VENTAJAS del nuevo sistema, 2022 y 2023 en adelante, mediante suscripción anual con tarjeta bancaria.
— Prácticamente soluciona todos los inconvenientes del sistema de recibos bancarios, reduciendo el proceso de cobro de cuotas anuales (y otros cobros) a prácticamente cero.
— Stripe. Plataforma profesional de gestión de cobros y pagos en internet.
— Base de datos muy reducida y exclusiva para pagar las cuotas y guardada en Stripe.
— Histórico de pagos y cobros mucho más amplio, con diferencia, que el sistema de recibos bancarios N19.
— Sólo hay una Base de Datos completa de los socios y socias y está en Servas On Line www.servas.org, y sirve para paz y viajar, nuestro interés.
— No necesitamos cumplir la Ley de Protección de Datos, porque no los tenemos (los tiene Stripe).
— No reducimos sino que eliminamos la responsabilidad legal de la Junta sobre estos datos, al no existir a nivel Servas España.
— No son necesarios usuarios técnicos para gestionar Stripe. Cualquier usuario básico o medio puede gestionar el escritorio (backoffice) de Stripe, más con la ayuda del soporte informático profesional que tenemos contratado.
— Coste similar al de los recibos bancarios
— Coste mucho más bajo, si incluímos el esfuerzo, tiempo de las personas voluntarias, errores y devoluciones del sistema de recibos, etc.
– PROCESO DE MIGRACIÓN DE UN SISTEMA A OTRO
— Poco a poco, entre 2022 y 2023.
— Primero la Junta, luego comunidades pequeñas y después las grandes (Andalucía, Cataluña, Levante).
— Diseñar un sistema lo más sencillo y fácil posible, para que no sea necesario dar más soporte que la propia web.
— Aún así, dar soporte a las personas que coordinan, para que puedan apoyar a su vez en sus territorios.
— Crear varios canales de ayuda: formulario para consultas, videotutoriales en web, teléfono y horario de soporte, simultanear procesos N19 y tarjetas para no forzar, apoyo profesional informático para seguir simplificando y reduciendo dudas, …
— Seguimiento continuo de la parte técnica y de información, por parte de la Junta y del soporte informático, hasta que el sistema sea tan sencillo para los socios y socias que sea transparente (con poca o nula intervención).

DESCRIPCIÓN AMPLIADA DE ESTE PROCESO

En 2022 vamos a hacer pruebas para mejorar la forma de cobrar las cuotas anuales de Servas España, reduciendo carga de trabajo para la Junta Directiva, aumentando la seguridad y protección de los datos, y potenciando Servas On Line www.servas.org. A continuación describimos cómo lo vamos a hacer.

  1. SITUACIÓN ACTUAL 2022
    1. Cobro de cuotas basado en generación de ficheros Norma 19 N19, recibos bancarios domiciliados. Es un proceso aparentemente sencillo pero complejo en la práctica, que sólo conocía Gabi-Informático, luego Jorge y ahora Jesús. Cada generación de ficheros (HC a XML, XML a N19 y luego emisión) crea mucho desasosiego y zozobra, aparte de comisiones de devolución de recibos provocadas por diversos motivos.
    2. Estos ficheros se obtienen de una base de datos de socios soportada en una Hoja de Cálculo compartida en Google Drive, que hay que mantener y actualizar de forma manual.
    3. Esta HC Hoja de Cálculo está protegida con sólo una capa de seguridad (usuario y contraseña), con hasta 10 posibles puertas (usuarios) que pueden ser rotos o hackeados.
    4. Comisiones bancarias por devolución de bastantes recibos, motivados por cuentas incorrectas, canceladas, falta de saldo, errores propios y ajenos, etc.
    5. Lo descrito provoca mucha inversión de tiempo y hartazgo por parte de las personas que lo realizan (una o dos).
    6. Todos los procesos descritos, farragosos de por si, aunque todo vaya bien, son un entorno de múltiples posibilidades de errores que luego hay que detectar y corregir, con la consiguiente cantidad de tiempo perdido.
  2. PRINCIPALES BENEFICIOS DEL NUEVO SISTEMA. Suscripción anual mediante tarjeta bancaria.
    Lo descrito en el punto anterior nos lleva a buscar un nuevo sistema más seguro para la organización, para los datos de los socios y socias, automático en lo posible y con menos o nula carga de trabajo para la Junta Directiva. Todo ello con igual o menor coste. Desde luego, mucho menor coste en inversión de tiempo y errores.
    1. Mucha mayor seguridad de los datos de socios y socias. En lugar de usar documentos Google Drive (sin cobertura en la legislación española de protección de datos), el usuario-a introduce sus datos en una plataforma profesional creada ex-profeso para este fin.
    2. BD Base de Datos en esta nueva plataforma con la información necesaria para el cobro de cuotas, que es lo que necesitamos. El resto de los datos está en SOL Servas On Line www.servas.org.
    3. Dedicación de las personas de la Junta Directiva que gestionan este tema. Tesorería y sus apoyos.
      1. Mucho menos tiempo con diferencia.
      2. Muchos menos errores y mejor trazabilidad de datos que con la antigua HC Hoja de Cálculo.
      3. Ya no hacen falta personas con tanta competencia técnica en estos temas.
    4. Eliminamos el mantenimiento de una DOBLE BASE DE DATOS (HC Cobro de Cuotas y Servas On Line), con el alto riesgo de duplicidad, incoherencia de datos, así como confusión de los usuarios-as.
    5. Enfocamos a los socios y socias a concentrarse en SOL. La web española sólo será una web de difusión.
    6. Prácticamente, sólo con esta acción, conseguimos que Servas España se concentre en viajes y paz, suprimiendo mucho trabajo administrativo. El que queda, corresponde a Servas Internacional simplificarlo, tarea a la que ayudaremos también.
  3. PASOS A DAR para implementar el nuevo sistema.
    1. Imanol Terán. Apoyo informático profesional, dentro de sus labores de mantenimiento de la web.
    2. Stripe. Prestaciones profesionales de plataforma específica para esta tarea.
    3. BD Base de datos de socios y socias protegida por una plataforma profesional, con histórico de cobros.
    4. Prácticamente no necesitamos personal de la Junta Directiva con conocimientos técnicos y tiempo para gestionarlo. Se gestiona como un programa, con opciones, botones e informes.
    5. Apoyo a socios y socias en la transición
      1. Videotutorial para hacer la «suscripción» a Servas España. Aunque el proceso debería ser tan sencillo que no debería necesitar formación.
      2. Contacto. Canal para transmitir por escrito su opinion o dudas que le surgen al usuario-a.
      3. Móvil de contacto con Servas España, con horario para llamadas.
      4. Seguimiento por parte de la Junta Directiva del proceso, para hacerlo lo más sencillo posible y simplificarlo, resolviendo la estructura por cada duda que surja.
      5. Continuamos con las opciones de recibos bancarios en Norma 19 N!9 y transferencias, mientras vamos haciendo la migración al nuevo entorno.
    6. Al principio, nos comunicamos con los socios y socias por Correo Electrónico, con enlaces a la web. Luego usaremos el teléfono para situaciones puntuales.
    7. Implantación por zonas, poco a poco, para ir mejorando el proceso para cuando lleguemos a las zonas grandes (Andalucía, Levante, Cataluña).
  4. PRESENTAR TODAS ESTAS ACCIONES EN LA ASAMBLEA NACIONAL 2022 SERVAS ESPAÑA en Alcázar de San Juan
    1. Continuar y perfeccionar las gestiones ya descritas para terminar en 2023 y suprimir la doble Base de Datos en Hoja de Cálculo Google Drive.
    2. Cuota 2023, ¿20 eur? para diferenciarlo del cobro de la segunda LOI. Analizar ventajas-inconvenientes.
  5. ENLACES RELACIONADOS
    1. Pago Cuota Anual. Página en Servas España, todavía no ubicada en menú público.
    2. Página principal de Stripe, pasarela de pagos

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